Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 25 oktober 2026. Deze verklaring geldt voor de reserveringsapp op volmolenreserveren.nl.

Wie verwerkt uw gegevens?

Energiecentrum de Volmolen, Volmolen 4, 5561 VH Riethoven, is verantwoordelijk voor de verwerking. Vragen of verzoeken kunt u sturen naar [email protected] of bespreken via 040-2222940.

Welke gegevens en waarom?

Wij verwerken naam, aanspreekvorm, organisatie, contact- en factuurgegevens, reserveringsdetails, aantallen personen, opstelling, catering, dieetwensen, afspraken, offertes, facturen en betaalgegevens. Deze ontvangen wij van u, uw organisator of onze bestaande klantenadministratie.

Wij gebruiken deze gegevens om aanvragen te beantwoorden en afspraken uit te voeren, onze administratie bij te houden en onze planning en dienstverlening te verbeteren. De grondslagen zijn het voorbereiden en uitvoeren van uw overeenkomst, wettelijke administratieve verplichtingen en ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke communicatie, planning en beveiliging. Ontbreken noodzakelijke gegevens, dan kunnen wij een aanvraag mogelijk niet verwerken. Een medewerker beoordeelt aanvragen; er worden geen besluiten met aanzienlijke gevolgen uitsluitend automatisch genomen.

Dieetwensen

Geef wensen bij voorkeur als aantallen door, zonder namen of medische achtergrond. Ook kleine groepen kunnen herkenbaar zijn. Neem contact met ons op als een allergie of andere gevoelige informatie aan een persoon gekoppeld moet worden. Daarvoor moet vooraf een passende grondslag bestaan, zoals uitdrukkelijke toestemming van die persoon. Een aanvraag geldt niet automatisch als die toestemming.

Google Agenda

Na toestemming van een bevoegde beheerder leest de app agenda-informatie en toegangsrechten om de ingestelde agenda aaVolmolen te controleren. Google verleent technisch ruimere rechten voor afspraken; de app gebruikt deze uitsluitend voor de gekozen agenda en eigen boekingsafspraken. Andere bestaande afspraken worden niet geïmporteerd of gewijzigd.

De app stuurt status, datum, tijden, ruimte, aantal personen, opstelling, contactnaam, telefoon, e-mail, bedrijf, factuuradres, eten, dieetwensen, activiteiten en een link naar het afgeschermde boekingsdossier naar Google Agenda. Wie details ziet, hangt af van de agenda- en deelrechten. De app markeert haar afspraken als privé; gebruikers met voldoende agendarechten kunnen de details wel zien.

Wij bewaren versleutelde toegangstokens, agenda- en afspraakidentificaties en synchronisatiegegevens op onze server. Uw Google-wachtwoord wordt niet opgeslagen. De agendakoppeling geeft geen toegang tot Gmail. Google-gegevens worden niet verkocht, voor advertenties of kredietbeoordeling gebruikt, of gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen. Het gebruik voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen.

Een beheerder kan de toestemming intrekken via verbindingen in het Google-account. Dit stopt toegang, maar verwijdert niet automatisch bestaande afspraken of administratie. Neem contact met ons op voor verwijdering van opgeslagen koppelinggegevens of persoonsgegevens.

Gmail en klantcorrespondentie

Met afzonderlijke toestemming van een beheerder leest de app de zakelijke Gmail-mailbox. Zij vergelijkt afzender en ontvangers met e-mailadressen van klantcontacten. Van gekoppelde berichten bewaren wij onderwerp, afzender, ontvangers, datum, tekst, berichtidentificaties en bijlagenamen in het afgeschermde klantdossier. Bijlagen blijven in Gmail. Een bericht wordt aan een boeking gekoppeld bij een eenduidige referentie of na selectie door een medewerker.

Medewerkers kunnen standaardteksten aanpassen en concepten met offerte of factuur laten opslaan in Gmail, namens [email protected]. De app verstuurt deze niet automatisch. Google verleent technisch ook verzendrechten bij de toestemming voor concepten. Wij bewaren toegangstokens versleuteld en gebruiken Gmail-gegevens uitsluitend voor klantcommunicatie en boekingsadministratie, niet voor advertenties of het trainen van algemene AI-modellen. De bovenstaande mogelijkheden voor intrekken en verzoeken om verwijdering gelden ook voor Gmail. Intrekking verwijdert niet automatisch de al opgeslagen correspondentie.

Delen en beveiliging

Bevoegde medewerkers verwerken gegevens voor uw boeking. Uitvoerende partners, zoals cateraars, ontvangen alleen wat zij voor hun taak nodig hebben. De app draait op een server onder ons beheer. Cloudflare verzorgt de beveiligde verbinding; Google verwerkt de gesynchroniseerde agendagegevens. Deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Informatie over de toepasselijke doorgiftewaarborgen is bij ons op te vragen.

Wij gebruiken HTTPS, toegangsrechten en passkeys voor medewerkers. Wij bewaren daarbij geen vingerafdruk of gezichtsafbeelding. Noodzakelijke sessiecookies ondersteunen inloggen en de Google-koppeling. Technische loggegevens en gehashte IP-adressen worden gebruikt voor werking en misbruikbeperking.

Bewaren

Wij bewaren gegevens zolang nodig voor de aanvraag, uitvoering, lopende klantrelatie en eventuele afhandeling van vragen of geschillen. Dieetgegevens zijn alleen nodig voor de uitvoering en eventuele incidentafhandeling. Administratie waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, bewaren wij gedurende die termijn: doorgaans zeven jaar en voor bepaalde gegevens over onroerende zaken tien jaar. Koppelinggegevens zijn nodig zolang de verbinding in gebruik is. Verwijdering moet ook rekening houden met agendakopieën en back-ups; intrekking van toestemming wist deze niet vanzelf.

Uw rechten

U kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Verleende toestemming kunt u intrekken, zonder gevolgen voor eerder rechtmatig gebruik. Rechten kunnen worden beperkt door wettelijke verplichtingen. Wij reageren normaal binnen één maand en kunnen uw identiteit controleren. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.